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Cuestiones pendientes en relación con ESTELA (para resolver en el cierre de contrato y/o en un contrato de mantenimiento posterior):
CUESTIONES PENDIENTES DE CARÁCTER GENERAL DE LOS FORMULARIOS WEB

1. La estética mejoraría si los textos de los títulos de los campos se justificasen en la izquierda (en muchos procedimientos, por ejemplo use 26 está centrada).
2. Los textos de los campos aparecen en mayúscula. Sería deseable que pudiera optarse por mayúscula o minúscula y que por defecto fuesen en minúscula.
3. El nombre de los campos tienen una limitación en cuanto al número de caracteres que admiten (100 caracteres) y esta limitación resulta un problema en algún procedimiento (por ejemplo use 32).

CUESTIONES PENDIENTES DE CARÁCTER GENERAL DE LOS FORMULARIOS PDF

1. Debajo del sello de la Universidad de Sevilla y encima del primer apartado de la solicitud “1.-DATOS DEL SOLICITANTE”, debería aparecer con letra pequeña lo siguiente: Nº de expediente en ESTELA: + idexpediente (en muchos procedimientos, por ejemplo use 26 no aparece)
2. El texto de los pdf se comprime en exceso y ello dificulta la lectura (esto se ha arreglado definitivamente en los formulario de prototipo completo; pero en el resto no hemos podido verificar si está arreglado).
3. En todos los formularios debería aparecer un apartado de «DOCUMENTACIÓN APORTADA» donde se relacionasen los nombres de los documentos anexados por el solicitante (en el use 05 o en el use 16, por ejemplo no aparece dicho apartado)

CUESTIONES PENDIENTES DE LA PLATAFORMA ESTELA

1. El nombre de los procedimientos esté limitado a 50 caracteres (esto es un problema grave).
2. Cuando se inicia una solicitud se da un número de expediente y ello no parece que sea lo más correcto. Actualmente se produce una confusión por el hecho de que cuando un usuario inicia el alta de una solicitud se genera de modo inmediato un número de expediente. El tramitador al entrar en la pestaña expedientes puede acceder a una solicitud que realmente no ha sido enviada por el administrado (no tiene firma ni sello de registro). Parece que sería más adecuado que se dé un número de expediente en el momento de la firma y registro de la solicitud. No antes. Con ello evitaríamos que se generase “basura” en la bandeja de los tramitadores.
3. Cuando un usuario inicia una solicitud, pero finalmente no la envía se queda en su bandeja de tareas. Debería haber un mecanismo para que el usuario pudiera eliminar estas “solicitudes fallidas”.
4. Cuando un usuario firma una solicitud el sistema le muestra una pantalla que dice “todas las tareas a realizar por usted han sido completadas” y debajo un botón que pone “volver”. Sería conveniente que apareciese junto al botón “volver” otro botón que dijese “acceso a la solicitud presentada”, pues el usuario espera en este momento poder acceder al documento de solicitud que se ha generado con fecha y hora de entrega, nº de registro y su firma, para quedarse tranquilo en cuanto a que su solicitud se ha tramitado correctamente.
5. En el listado de expedientes de estela sería interesante que el campo fecha de alta contuviese además de la fecha la hora, minuto y segundo (como vimos en la plataforma que Kader nos proporcionó).
6. nº de expediente en estela: sería bueno pensar en incorporar el año delante del número y cada año el contador empezaría desde 1
7. los nombres de los ficheros que se anexan a una solicitud no pueden tener más de 40 caracteres. Debería de permitir anexar ficheros con nombre más largos (al menos 70 caracteres).
8. Con el actual volumen de procedimientos (31) ya resulta difícil encontrar uno concreto. Debería incluirse un buscador en el portal de ESTELA para poder localizar procedimientos por una palabra clave (por ejemplo “beca”, o “certificado”) o por «Área Responsable del Procedimiento”. (ver como esta resuelto en la Universidad de Córdoba)
9. debería de subirse los iconos de la página inicial de ESTELA que hay abajo arriba y que los procedimientos saliesen listados en lista completa y no de 10 en 10 en varias páginas.
10. deberían actualizarse el enlace a requisitos técnicos (aparece ahora «Otros requisitos: Máquina Virtual Java v.1.5 o superior, Adobe Acrobat v.6.0 o superior» y esto no es correcto. Según correo de Manu de primeros de diciembre «La última versión java 1.6 con la que sabemos que funciona es la 1.6.0_13.» Además algún usuario ha comentado que no funcionaba con Adobe Acrobat 6)
11. el tramitador puede cambiar los datos de notificación de un ciudadano. ¿es aceptable dar esto como correcto?
12. cuando el tramitador genera el documento de respuesta a la solicitud este documento aparece visible para el ciudadano antes de que el firmante haya firmado... ¿es aceptable dar esto como correcto?
13. debería haber un perfil que permitiese acceder a los expedientes y ver su situación sin necesidad de ser tramitador (esta necesidad ha sido planteada por graciela, margarita y juan antonio y para resolverla se les ha dado de alta como tramitadores; pero no es la mejor solución, pues a ellos no les debe aparecer tareas pendientes en su bandeja de tareas).
14. el perfil de firmante debe tener acceso a los expedientes para poder buscar y ver cualquiera de ellos (esto lo tiene recogido Manu y parece que se abordará a la vez que se implementa portafirma).
15. la subsanación se convierte en una nueva solicitud, y este tratamiento es erróneo (pensar en el use 28)
16. en el menú “ayuda” (tanto si se accede con perfil tramitador como si el administrado entra a través de «tu área personal”) no hay ninguna información. Debería aparecer una información como en la Universidad de Córdoba y un acceso a presentar incidencias vía CAM. Hasta que esto se desarrolle de manera adecuada debería de aparerer un acceso a http://www.us.es/admonelec/estela/ayudaestela.
17. Evolución del expediente da una información poco comprensible e incompleta. Debería dar una información precisa al ciudadano de cual es el estado en que está su solicitud, y esto no parece que se cumpla actualmente. En el menú «evolución del expediente» no aparecen todas las acciones ejecutadas, ademas habría que revisar los literales que aparecen. En concreto en los 10 procedimientos de tipo formulario vemos que no aparece la información de la última fase “recibir la solicitud y documentación que la acompaña” (ver, por ejemplo, informe use37_38_preubasv3–091202 página 6).
18. Atributos del expediente da una información incompleta en muchos casos (por ejemplo ver informe use_41_pruebas_v2_091221 página 13)
19. cuando un firmante desde su bandeja de firmas accede a un expediente para firmarlo se encuentra con un pdf y debajo tiene tres opciones: un icono para firmar, un botón para devolver firma y un botón que se llama “volver”. Al pulsar en el botón volver el comportamiento que se produce es que se transita a una pantalla con información sin ningún interés para el firmante. “Volver” debería de ir a la pestaña de firmas, pues el actual comportamiento solo puede confundir al firmante. Si el firmante devuelve la firma con un motivo el sistema lo remite a una pantalla que también puede confundirlo; lo correcto sería que volviese a la pestaña de firmas (ver informe use41 pruebas v3 091214, páginas 5 y siguientes, en el que se visualiza bien todo esto)
20. en la plataforma de pruebas hemos visualizado que si un firmante escribe en el cuadro de texto que acompaña a devolver la firma y devuelve se produce un comportamiento erróneo: si el texto que escribe tiene una coma el texto que recibe el tramitador se ve cortado a partir de lo coma... No sabemos si este comportamiento también se dará en la plataforma de producción, pero intuimos que puede ocurrir así. De ser así habría que resolverlo abriendo una incidencia mediante un ticket.
21. cuando un firmante finaliza la firma a través de ESTELA el sistema lo remite a la pestaña “expedientes”. Esto no parece que sea lo más correcto y puede confundir al firmante. Debería mantenerlo en la pestaña “firmas” y visualizaría si hay tareas de firma para acometer o no hay ninguna tarea.
22. la plataforma debería tener la posibilidad de computar días hábiles (por tanto debería ser posible cargar a principios de cada año el calendario de días hábiles de Sevilla). Esta necesidad se ha visualizado en el use 29 a flujo completo; para poder meter plazo de subsanación sería suficiente con introducir fecha de publicación/notificación si el sistema supiera sumar 10 días hábiles (ahora hay que meter dos campos: fecha de publicación/notificación y fecha final de presentación de solicitud de subsanación).
23. Mejoras que se podrían plantear en el uso de etiquetas: 1.el icóno identificativo de las etiquetas es único: que se crease un icono (combinando color/tamaño/forma) distinto para cada etiqueta, para poder distinguirlos sin necesidad de posicionarse encima de él con ayuda del cursor. 2. además de las etiquetas de uso individual, ¿se podría plantear que hubiese etiquetas de uso compartido?
24. Sería muy recomendable que cuando el cursor pasa por encima de cualquier botón apareciese un “bocadillo” explicativo que aclarase la función de dicho botón.
25. Cuando un tramitador realiza una tarea esta pasa por las fases “pendiente”, “ejecutada” y “finalizada”. “ejecutada” y “finalizada” son dos términos sinónimos y esto lleva a confusión. Sería más correcto que las fases fuesen “pendiente”, «en ejecución”, “finalizada”. Esto sería especialmente clarificador cuando la tarea consiste en poner un documento a firma de un firmante; en tanto no firme al tramitador la aparecería la tarea «en ejecución” y una vez la firma esté realizada le aparecería la tarea “finalizada”.

SIN CLASIFICAR

1. Es necesario que TS envíe los planes de prueba correctos de todos los procedimientos (en los que tenemos no están bien los nombres de las metafases, fases y tareas además de otros muchos errores).
2. Es necesario que TS envíe información sobre las integraciones que hay en cada procedimiento con U-XXI.
3. En el contrato de mantenimiento con TSol es necesario contemplar modificaciones o revisiones en la herramienta de gestión de usuarios, en port@firma, en el cuadro de mandos, en eform o en aspectos actuales de la plataforma en base a nuevas necesidades que se detecten o a mejoras o nuevos comportamientos que se quieran implementar.

CUESTIONES A ESTUDIAR POR EL EQUIPO DE TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA INTERNAMENTE

1. Tenemos que analizar si sería interesante que en los documentos de solicitud que generase ESTELA apareciesen diferenciadas la dirección del interesado de la dirección a efectos de notificación (Como vimos en el formulario que se generaba en la plataforma que Kader nos proporciono para un primer análisis del prototipo).
2. Tenemos que analizar si los documentos de salida de ESTELA deberían ser registrables siempre o en que casos.
3. Todos los tramitadores tienen en su bandeja de tareas pendientes todas las solicitudes. En el procedimiento use 22 para el Servicio de Obras esto es un problema. La Directora de Infraestructuras ha aceptado que de momento se quede así. Tsol nos planteaba que necesitaban tiempo para implementarlo, que podía afectar a la plataforma y a otros procedimientos, y quedamos en que, de momento, lo dejasen pendiente.
4. En el sello de firma en el campo fecha podría ser interesante que apareciese además del día la hora, minuto y segundo.
5. El texto del mensaje dirigido al interesado donde se le indica la ruta para poder descargar el documento expedido podría mejorarse: estudiar propuesta de nuevo texto de Ana. «En relación a su solicitud de xxxx», número de expediente en ESTELA xxx, presentada con fecha xx/xx/xxxx, le comunicamos que el certificado solicitado ha sido emitido. Puede acceder a ESTELA y a través de la ruta «Tu Área Personal», “Mis expedientes”, seleccionar el expediente con el Filtro de Búsqueda que figura al pie de la página, acceder al expediente seleccionado y en el Menú izquierdo, en “Documentos”, proceder a su descarga. MEJORARLO
6. El procedimiento use 36: Solicitud de hoja de servicios y certificado para la acreditación debería denominarse “Solicitud de hoja de servicios” a secas. Confirmar con responsables del servicio. Esto afectaría al desplegable actual del formulario web (Solicitud hoja de servicios / certificado para acreditación).
7. Los procedimientos use 37 y use 38 tal vez podrían cambiar de nombre y llamarse «Modificación de datos de domicilio y bancarios». Ver con los responsables de los servicios
8. Pensar en que se incorpore a la plataforma un evento de anexar documentos en cualquier momento de la tramitación por parte del tramitador (¿y quizás también del interesado?)
9. En los procedimientos que se aborde el rediseño a partir de ahora tener en cuenta esto: en las resoluciones generadas a partir de la información suministrada por el solicitante debe haber una tarea que permita modificar los datos incorporados en la solicitud por el solicitante. De esta forma en caso de “errores” ortográficos o erratas evidentes se podrá modificar dicha información para que al generarse la resolución se corrijan dichos errores.
10. En los procedimientos que se aborde el rediseño a partir de ahora tener en cuenta esto: cuando se genere un documento para firma debe haber una tarea no obligatoria para el tramitador de incorporar la información del pie de firma con información relativa al firmante (donde se especifique, por ejemplo, «El Rector. Por delegación el Vicerrector de Investigación (Resolución Rectoral de xx/xx/xxxxx); esta información del pie de firma sería así un campo dinámico: habitualmente no habría que modificarlo, pero si se produce una sustitución o delegación de carácter puntual se podría abordar a través de la vía de la Gestión de Usuarios complementada con esta solución).
11. Algunos usuarios plantean que los asteriscos que identifican a los campos obligatorios deberían estar a la derecha del nombre del campo para que sea más visible (el lugar de a la izquierda). Creo que estéticamente queda mejor a la izquierda, aunque para ser mejor percibidos podrían colocarse en rojo y negrita.

CUESTIONES PENDIENTES DE PROCEDIMIENTO CONCRETOS:

1. use-01: Solicitud programa movilidad SICUE. El formulario de solicitud suele tener algún cambio de un año a otro. El formulario que se subió a producción en diciembre no se ha podido usar en enero, pues con con unos días previos a la apertura de la convocatoria la CRUE envío el modelo de formulario nuevo. Este procedimiento está previsto que se implemente a flujo completo en el marco del cierre del contrato de 2007.
2. use-03: Encuesta, memoria y certificado final de prácticas en empresas. Quedaron algunas cuestiones pendientes para implementar en este procedimiento, pero a criterio de Sebastián Gamero no sería necesario tocarle hasta tanto no se utilice y se visualicen posibles problemas o mejoras. Este procedimiento no ha podido ser utilizado. A todo el mundo se le informa de la vía electrónica y se le invita a que lo utilice. Pero hasta ahora lo que han detectado es un gran desconocimiento en cuanto al certificado digital y su uso por los alumnos.
3. use-04: Emisión de factura externa centralizada: este procedimiento aún no ha podido ser utilizado en producción pues hay un defecto en la integración del campo «orgánica». Resto defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 04.
4. use-05: Contratación de créditos personal de investigación: Defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 05.
5. use-06: Solicitud de ayudas extensión universitaria. Defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 05.
6. use-08: Expedición de certificaciones académicas de doctorado: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
7. use-12: Reclamación pruebas de acceso mayores de 25: Defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 12. Este procedimiento está previsto que se implemente a flujo completo en el marco del cierre del contrato de 2007.
8. use-13: Ayudas deportivas (becas SADUS): No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
9. use-14: Promoción interna PAS: Defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 14.
10. use-16: Anticipos reintegrables PAS y PDI: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
11. use-17: Permisos y licencias del PDI: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse. Este procedimiento está previsto que se implemente a flujo completo en el marco del cierre del contrato de 2007.
12. use-18 Solicitud ayuda asistencial PAS y PDI: necesitaría de una revisión a fondo y, posiblemente, un rediseño, pues es un procedimiento muy complejo y las pruebas previas a su pase a producción en mayo pudieron resultar deficientes en algunos aspectos.
13. use-19: Anticipo de gerencia a orgánica de investigación: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
14. use-20: Solicitud de certificado sustitutorio del título: Defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 20.
15. use-26: Becas de formación del personal bibliotecario: Está previsto que se active este procedimiento en la plataforma de producción para poder hacer un seguimiento del flujo completo del mismo. Es posible que al realizar esta práctica se detecte alguna cuestión. Defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 26.
16. use-29: Solicitud de ayudas a las aulas de cultura: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse. Este procedimiento está previsto que se implemente a flujo completo en el marco del cierre del contrato de 2007.
17. use-30: Solicitud de convocatoria de gracia: Defectos y mejoras identificados que deben abordarse: ver informe de mejoras e incidencias a implementar tras la puesta en producción en estela del use 30.
18. use-32: Informe de becario/beneficiario ayudas propias: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
19. use-33: Devolución documentación convocatorias becas/ayudas: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
20. use-34: Solicitud certificado datos expediente (PAS): No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
21. use-35: Solicitud certificado datos expediente (PDI): No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
22. use-36: Hoja de Servicios y Certificado para acreditación: No está en situación invalidante pero no son dos opciones sino una sola (información de Julia). Al margen de esto no hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
23. use-37: Modificación datos personales y retributivos PAS: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
24. use-38: Modificación datos personales y retributivos PDI: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
25. use-39: Solicitud de cambio de situación administrativa (PAS): No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
26. use-40: Solicitud de cambio de situación administrativa (PDI): No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
27. use-41: Autorización de desplazamiento de becarios/contratados. La resolución se crea con campos de la propia solicitud del ciudadano. Si hay algún error en la solicitud no hay solución, pues el tramitador no puede modificar los atributos del expediente. El Servicio considera necesario incluir un Campo tipo texto, no obligatorio, editable, con tamaño mínimo de 200 caracteres y Etiqueta “MOTIVOS DE DENEGACIÓN”. La información de dicho campo se trasladaría a la Resolución en el que caso de que esta sea denegatoria. Esta petición no se considera crítica pero sí prioritaria en un futuro inmediato.
28. use-42: solicitud de becas de cursos de extensión universitaria: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
29. use-43: Certificación abono precios públicos, tasas...: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
30. use-44: Inscripción registro asociaciones universitarias: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.
31. use-45: Préstamo equipos audiovisuales e informáticos: No hay ninguna incidencia específica identificada en este procedimiento que deba abordarse.