Documento interno de trabajo del Grupo encargado del desarrollo del Plan Operativo de Formación del P.A.S.
Solo pueden escribir en el documento los miembros del grupo. Si no sabes como se puede escribir en esta página mira por aquí
Si alguien tiene problema para editar el texto que llame a Juanan o a Juan Ramón y por teléfono le contamos como pueden hacerlo
PLAN OPERATIVO DE FORMACIÓN DEL P.A.S.
Introducción y consideraciones generales
Desde el Grupo Director se ha encomendado a algunos de sus miembros que lideren el diseño de algunos de los planes operativos que aparecen en el PCASUS
El 7 de octubre se celebró la segunda la reunión del grupo. Se consensuaron algunos objetivos y estrategias del PCASUS que encontrabamos fuertemente relacionadas con el diseño de un Plan Operativo de Formación del P.A.S. y se decidió que individualmente iríamos incorporando líneas de acción y propuestas de indicadores para cada estrategia.
Nos planteamos una nueva reunión para el día 14/10/05 reunión nº 3?
Incorpora a continuación todas las propuestas, comentarios y sugerencias que veas oportuno en el apartado que te parezca más adecuado.
Delante o detrás de la aportación que hagas escribe tu nombre
Objetivo 3. Impulsar un cambio cultural hacia un nuevo estilo de gestión: La Dirección participativa.
Estrategia E12: Implantar una sistemática de trabajo en grupo (habituales y para abordar proyectos concretos)
Línea de acción E12.L1: Impartir cursos de técnicas de trabajo en equipo para todos los grupos de mejora constituidos y para todos los centros servicios y unidades que lo soliciten. (jr)
Indicador E12.L1.I1:Se impulsarán al menos dos veces al año jornadas de intercambio de experiencias entre los responsables de los grupos de mejora.(jr) Nº de jornadas de intercambio realizadas al año; nº participantes en jornadas de intercambio /nº participantes en grupos de mejora (schm)
Indicador E12.L1.I2:Cada año de vigencia del plan de formación deberán recibir cursos de técnicas de trabajo en equipo al menos 100 personas. (jr) nº de participantes en cursos de técnicas de trabajo en equipo al año (schm)
Indicador E12.L1.I2: Cada año de vigencia del plan de formación deberán recibir cursos de técnicas de trabajo en equipo al menos 100 personas entre las que debe garantizarse un porcentaje de participación del total del cuadro de mandos intermedios tal que al término del plan todos hayan sido formados. (jmsb) Nº de mandos intermedios participantes en cursos de técnicas de trabajo en equipo al año / nº de participantes en cursos de técnicas de trabajo en equipo al año (schm)
Indicador E12.L1.I3: Cada año de vigencia del plan de formación deberán recibir cursos de técnicas de trabajo en equipo al menos 100 personas entre las que debe garantizarse un porcentaje de participación de miembros pertenecientes a grupos de mejora, tal que al término del plan hayan sido formado al menos dos miembros de cada grupo existente. (jmsb) Nº de miembros pertenecientes a grupos de mejora participantes en cursos de técnicas de trabajo en equipo al año / nº de participantes en cursos de técnicas de trabajo en equipo al año (schm)
Estrategia E14: Potenciar el estilo de dirección del liderazgo participativo.
Línea de acción E14.L1: Implantar un plan de formación en calidad para todo el P.A.S.(jr)
Observación a la Línea de acción E14.L1: Se debería buscar la forma de relacionar esta línea de acción con las estrategias E12 y E14, pues engloba a ambas o bien proponer una nueva estrategia o un nuevo objetivo del PCASUS. (jmsb)
Indicador E14.L1.I1: Cada año de vigencia del plan deberán recibir cursos de formación en calidad al menos el 25% de la plantilla.(jr) nº de participantes en cursos de formación en calidad al año (schm)
Indicador E14.L1.I2: Al finalizar los tres años de vigencia del plan al menos mil personas de la plantilla deberá haber recibido al menos un curso de formación en calidad. (jr)
Los indicadores E14.L1.I1 y E14.L1.I2 estarían en relación con la observación realizada a la Línea de acción E12.L1. no encontrando fuerte relación de los indicadores con la Estrategia E14. (jmsb)
Ambos indicadores podrían refundirse en uno sólo expresado en los siguientes términos: Cada año de vigencia del plan deberán recibir cursos de formación en calidad como mínimo el 25% de la plantilla y en un número tal que garantice al finalizar el periodo de vigencia del plan que al menos mil trabajadores hayan recibido un curso de formación en calidad. (jmsb) (numerador: Nª participantes de grupos de mejora; de unidades o servicios, de mandos intermedios,... /Nº de participantes total incluyendose a todo slos cursos en calidad o incluso más (schm)
Línea de acción E14.L2: Crear un grupo de trabajo para la elaboración de un manual interno sobre técnicas de dirección participativa (jr)
Observación a la Línea de acción E14.L2: Esta línea de acción y el indicador E14.L2I1 parece más adecuado que se contengan en el “P.O. de Liderazgo Participativo” que propone desarrollar el PCASUS.(jmsb)
Indicador E14.L2I1: En 2007 deberá estar colgado en el web el manual sobre técnicas de dirección participativa (jr) Nº de unidades con miembros en grupos de mejora que utilizan alguna técnica de direccion participativa /nº de Nº de unidades con miembros en grupos de mejora totales (schm)
Línea de acción E14.L3:Impartir cursos sobre Técnicas de trabajo en grupo, así como de estilos de mando/dirección, impartiéndolos en cascada: empezando por la cúpula y terminando en la línea operativa de acción (sjz) Nº de participantes, desagregados por escalas, en cursos sobre tecnicas de trabajo en grupo / nº de participantes total en cursos sobre tecnicas de trabajo en grupo (schm)
Objetivo 4. Establecer la gestión por procesos.
Estrategia E16. Establecer sistemas de identificación, análisis, documentación, evaluación y mejora de los procesos estratégicos de la Administración y Servicios.
Línea de Acción E16.L1: Impulsar el desarrollo de acciones formativas sobre gestión por procesos (jr)
Propuesta:Concretando esta línea de acción en dos secuencias (fg):
a)Formar formadores en cada unidad, área o servicio en identificación de procesos clave y de soporte y representación de estos mediante diagramas de flujo. (Responsable: Centro de Formación del PAS Fecha inicio: enero 2006 (5 seminarios de 5 horas para grupos de 20 personas, uno cada semana) Fecha final: mayo 2006 Medios requeridos: aula –formador de formadores)
b)Cada uno de estos formadores debe posteriormente realizar un taller junto a su compañeros que tenga como resultado la confección de diagramas de flujo para cada procedimiento de trabajo o la mejora de estos. Todos los resultados de estos talleres deben ser publicados en web en el portal de rr.hh.(fg) (Responsable: Receptores de la anterior formación Fecha inicio: febrero 2006 Fecha final: junio 2006 Medios requeridos: aula –formador Permiso de publicación en web rr.hh.)
Indicador E16.L1I1: Por cada grupo de mejora constituido al menos dos miembros deberán haber recibido formación en técnicas de gestión por procesos. (jr) [Nº de fujogramas delimitados en procesos clave / nº de procesos clave existentes] / Nº de fujogramas delimitados en procesos / nº de procesos existentes]; [Nº de fujogramas en procesos clave, delimitados, consensuados e implementados en servicios / nº de procesos clave existentes] (schm)
Indicador E16.L1I1: En cada edición de las acciones formativas sobre gestión por procesos debe garantizarse la participación de un número de miembros de los grupos de mejora tal que al término de las previstas hayan recibido la formación al menos dos miembros de los grupos de mejora y la totalidad de los responsables de cada proceso documentado. (jmsb)
Estrategia E17. Identificar, documentar, revisar y mejorar los procesos clave y de soporte de los distintos servicios y unidades administrativas.
Línea de Acción E17.L1: Articular con carácter anual un concurso de documentación de procesos claves de los servicios dirigido a todos los grupos de mejora con un premio consistente en ofrecer al grupo o grupos ganadores la posibilidad de participar en visitas e intercambios con otras universidades españolas.
Indicador E17.L1I1: En cada concurso se presentarán documentados al menos diez procesos claves.
Indicador E17.L1I1: En cada concurso se presentarán documentados al menos cinco procesos clave y deberá premiarse al menos uno de ellos (jmsb)
Observaciones a la línea de Acción E17.L1: No la veo como una línea de acción relacionada con la formación, sino más bien dentro del PCASUS(sjz). puede estar bien en le sentido de no quedarnos sólo en el aula de formación e ir un poc más a transferencia (schm)
Observaciones generales relacionadas con las estrategias de este Objetivo: Creo que con las líneas de acción planteadas y ligeramente modificadas podemos dar respuesta a las dos estrategias; ya que si formamos en general en la «Gestión por Procesos» y atendiendo no sólo a la identificación del proceso sino a todas las fases (identificación, diseño, seguimiento y medición, obtención de resultados: análisis y mejora) no es tanta la diferencia entre procesos estratégicos y procesos clave y de soporte, estimo que se trata sólo de una clasificación de estos. Hacer notar que me parece una idea estupenda la propuesta de (fg) de estructurarla en las dos secuencias que plantea. Asimísmo creo que sería conveniente que pusiesemos el siguiente indicador
Indicador: Nº de procesos definidos e implantados en los Centros, Servicios y Unidades cuyo personal ha asistido al curso. (sjz)
Objetivo 5. Implantar un nuevo sistema de gestión de RRHH.
Estrategia E20. Establecer un plan de formación que responda a las necesidades detectadas conforme al plan de mejora.
Línea de Acción E20.L1: Diseñar un proceso de detección de necesidades formativas que permita, mediante la aplicación de una encuesta, la participación de un elevado número de miembros de la plantilla (jr)
Indicador E20.L1I1: contar con al menos 300 encuestas cumplimentadas (jr)
Indicador E20.L1I1: Contar como mínimo con un número de encuestas que represente al 40 % de la plantilla y con la misma ponderación que tiene los colectivos de personal funcionario y laboral. (jmsb) nº de cursos demandados tanto por usuarios (cuestionarios) como por responsables medios y superiores (en entrevistas) / Nº de cursos ofertados al año; Noº de cursos con delimitación de indicadoes de transferenci / nº de cursos ofertados (schm).
Línea de Acción E20.L2: Diseñar un proceso de detección de necesidades formativas que permita, mediante el desarrollo de entrevistas con los responsables, la participación de un elevado número de responsables de Servicios/ Unidades/ Centros (jr)
Sugerencias (FG): Complementar la evaluación de necesidades formativas mediante entrevistas con los responsables con:
o una medida más objetiva ( ¿Se ha producido transferencia de la formación anteriormente recibida al puesto? ¿Se cumplen los criterios de calidad de los procesos en que está implicado el responsable o su personal subordinado?)
o una medida más participativa ( encuesta sobre necesidades de formación a todo el PAS )
Indicador E20.L2I1: contar con la menos 30 entrevistas realizadas a responsables de Servicios/ Unidades/ Centros (jr)
Objetivo 6. Avanzar en la implantación de la Administración electrónica. (e-Administración)
Estrategia E25:. Establecer medidas tendentes a la eliminación progresiva del papel en la Administración.
Línea de Acción E25.L1:Impulsar que al final del periodo del plan al menos el 50% de la plantilla que actualmente no usa el correo electrónico lo utilice. (jr)
Línea de Acción E25.L1:Impulsar que al final del periodo del plan el 100% de la plantilla que actualmente no usa el correo electrónico debiendo utilizarlo lo haga y que al menos el 50% que esté interesado aunque su uso no le sea indispensable conozca su manejo. (jmsb)
Indicador E25.L1I1: Se realizará, usando Opina, una encuesta a toda la plantilla del P.A.S. con registro de nombre obligatorio para conocer si tienen dificultades en el manejo del correo electrónico. A todos los que no contesten o contesten indicando que tienen dificultades se les incorporará a un curso de correo electrónico dentro de su horario de trabajo. Se realizará, usando Opina, la misma encuesta a todos los que contestaron la primera y se verificará si al menos el 50 % ha pasado a ser usuario del correo. (jr) Aqui se incoropra el indicador de transferencia des pues de la deteccion de necesidades (schm) esta debería ser la tendencia en todos (schm)
Indicador E25.L1I1: Se realizará, usando Opina y otros sistemas, una encuesta a toda la plantilla del P.A.S. con registro de nombre obligatorio para conocer si tienen dificultades en el manejo del correo electrónico. A todos los que no contesten o contesten indicando que tienen dificultades se les incorporará a un curso de correo electrónico dentro de su horario de trabajo. Se realizará por los mismos medios otra encuesta y se verificará el cumplimiento de procentajes. (jmsb)
Estrategia E27: Potenciar los servicios ofrecidos a través de la Secretaria Virtual.
Línea de Acción E27.L1: Se facilitará el acceso a la ficha formativa personal a todos los miembros del P.A.S. (jr)
Línea de Acción E27.L1: Se facilitará el acceso a la ficha formativa personal a todos los miembros del P.A.S. y al responsable de cada Servicio / Unidad / Centro? para facilitar su participación en el diseño de acciones formativas y en la redacción de informes de participación del personal jerárquicamente dependiente. (jmsb)
Indicador E27.L1I1: Se verificará que el acceso a la ficha formativa personal es posible. (jr) Nº de accesos reales / Nº de accesos posibles (schm); se puede desagregar o agregar por perfiles de destinatarios.
Indicador E27.L1I1: Se comprobará que al menos el número total de participantes anual coincide con el número total de consultas de fichas personales, como garantía de verificación de coincidencia del perfil de los solicitantes con el perfil de los destinatarios recogido en la ficha técnia de cada acción formativa. (jmsb)
Observaciones a estas Líneas de Acción: las veo más como Acciones de mejora del FORPAS que como acciones relacionadas con el Plan Operativo de Formación.(sjz)
Línea de Acción E27.L2: Impartir cursos de creación y mantenimiento de páginas Web a los Centros, Servicios y Unidades que lo soliciten (sjz)
Indicador E27.L2.I1: No lo tengo muy claro, pero me gustaría que estuviera relacionado con el número de servicios (nuevos) ofertados en las páginas webs de los Centros, Servicios, Unidades, etc. cuyo personal ha asistido al curso (sjz)
Estrategia E28: Implantar herramientas de gestión documental y flujos de trabajo
Línea de Acción E28. una acción basada en el tutelaje formativo que permita dar a conocer el uso de la herramienta WIKI a todo el personal en el periodo de vigencia del plan de formación. (jmsb)
Indicador E28.L1I1:Verificar anualmente los porcentajes de trabajadores que conoce la herramienta WIKI, garantizando un mínimo del 30% de la plantailla y que en el último año de vigencia del plan de formación se alcance el 100% de la plantilla efectiva. (jmsb)
Línea de Acción E28. una acción basada en formación on-line debidamente tutorizada y evaluada para formar en el uso de Herramientas de Trabajo Colaborativo (BSCW) (FG)
Indicador E28.L2I1:Aumento en el número de dados de alta en el sistema
Indicador E28.L2I2: Núm. Documentos subidos al sistema
Nota a Juan Ramón Y a José Mª: el WIKI es buena herramienta, pero está pensada para hacer una enciclopedia colectiva. Hay sistemas ideados específicamente para el trabajo colaborativo on-line, también gratuitos, y con versiones en distintos idiomas y para distintos S.O. Una de las más conocidas y usadas es BSCW (Basic Support for Cooperative Work).
**indicadores de procesos, de resultados de servicis, ligar necesidades con transferencia, y potenciar la implantacion de cursos con indicadores d etrasnferencia (schm)
comentarios generales en relación al plan operativo
(Schm):
Coordinación entre Planes Operativos. En tanto que todos los planes operativos toman como referente el trabajo previo realizado en PCASUS, es necesario coordinar el trabajo de los distintos planes operativos en cuanto a posibles solapamientos o complementariedades. Por ejemplo, unas mismas estrategias y objetivos del PCASUS pueden ser abordados mediante acciones planteadas en distintos grupos operativos.
Coordinación de PCASUS con Planes Operativos. Se ha de tener en cuenta que PCASUS no está finalizado, al ser precisamente un proyecto. Esto implica que el trabajo de los grupos operativos respecto a la concreción de las acciones ligadas a las estrategias y objetivos del PCASUS servirá para explicitar de una manera tangible en que se tranducen esas directrices generales del PCASUS. Este proceso puede esclarecer, por ejemplo, que puede haber estrategias solapadas, que falten estrategias... En definitiva al concretar un Plan global, esté necesitará reorganizarse; más aun cuando se basa en la participación de todos y todas los implicados.
Coherencia interna del Plan Operativo en relación a PCASUS. Aclarar en lo posible la conexión entre objetivos y estrategias del PCASUS con líneas de acción ligadas a la formación (identificables, medibles y temporalizables). Esto facilitará el desarrollo de sistema de indicadores que nos permitan temporalizar objetivos de mejora. Es decir es difícil plantear indicadores a priori sin tener aclarado mínimamente la coherencia interna del plan (para qué?, qué?, como?...).
Potenciar la participación. Al igual que la filosofía que viene guiando el desarrollo del PCASUS, este grupo prestará especial atención en no plantear secuencia de acciones concretas sin aclarar, no sólo los responsables, sino los medios requeridos (tanto humanos -previo consenso-, como materiales). Básicamente, se pretender evitar dos problemas clásicos en la falta de participación; primero, no inicar acciones sin tener el apoyo explícito de los responsables implicados (Dirección de RR.HH, Gerencia,...) y en segundo lugar, no hacer que recaiga la responsabilidad de una serie de acciones sobre personas concretas que no hayan participado en este proceso sin antes haber contado con ellas.
Implementar sistemas de retroinformación empírica ligados en paralelo al Plan de Formación. Necesidad de instaurar un sistema de evaluación de necesidades ligados a los puestos de trabajo, que a su vez conlleve la evaluación de la transferencia. Este sistema puede suponer un elemento importate para detectar la convergencia y posibles divergencias entre necesidades formativas detectadas en los puestos de trabajo, objetivos de la organización y objetivos del PCASUS).
(juan ramón):
Tal vez las disponibilidades de tiempo no lo permitan; pero lanzo una idea: poner a disposición de todo el P.A.S. la posibilidad de hacer aportaciones a este plan operativo. Se podría hacer utilizando el Wiki o montando una Opina.
(José Mª Sánchez Berenguer):
Se podrían recoger como complemento al Plan Operativo las consideraciones que propone Salvador Chacón y otras que pudieran surgir, así como la idea de Juan Ramón de poner a disposición de todo el P.A.S. la posibilidad de hacer aportaciones, dado que todo es mejorable. Y es que aunque tengamos como objetivo de terminar el Plan Operativo para su presentación en las Jornadas del día 20, hemos de garantizar la psobilidad de revisión para mejora del mismo.
(Soledad Jiménez Zamora)
Estimo que todas las actividades formativas deberían ser teórico-prácticas, relacionadas con tareas concretas de los destinatarios (quizá por eso fuera conveniente hacer grupos más o menos homogéneos en cuanto a tareas) e impartidas en turno de MAÑANA y de TARDE.
¿No deberíamos poner en cada una de las líneas de acción algún indicador de Resultados de las acciones formativas, relacionado asimísmo con la transferencia al puesto de trabajo? Con los que tenemos no medimos la calidad de la acción formativa y su repercusión en la mejora del servicio
PCASUS
Jornada de Calidad y Mejora Continua en la Administración y los Servicios Universitario que se celebrará el día 20 de octubre.