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LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: UN GRAN RETO PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA.
Artículo publicado en el boletín informativo de la Universidad de Sevilla número xx
Desde la primera mitad del siglo XX hasta nuestros días la revolución informática y de las comunicaciones ha colonizado cada vez más espacios de nuestras vidas, transformando la realidad que nos rodea así como la forma en la que nos relacionamos con ella. Ya sea en nuestros hogares o en el trabajo, las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC) nos han aportado unos recursos que, sin duda, han facilitado nuestra existencia. Así, vemos cómo, por ejemplo, en la Universidad se han transformado las tradicionales prácticas docentes y cómo la investigación actual no es concebible sin el recurso de las TIC. La Administración Universitaria no podía quedar ajena a estos cambios y, en los últimos 15 años, hemos visto cómo se ha generalizado el uso de ordenadores y se han desarrollado aplicaciones informáticas para la gestión. La Administración pasará de usar las TIC como un complemento importante a introducirse de manera integral en las TIC, pasando a ser “Administración Electrónica” y garantizando de manera.
El proyecto de Administración Electrónica en el que esta Universidad viene trabajando desde hace dos años constituye, en esencia, este enorme salto cualitativo. Se trata de ofrecer un mejor servicio a nuestros administrados haciendo que las relaciones entre ellos y la administración sean más fáciles, fluidas y transparentes. Se trata, además, de avanzar hacia una Administración sin papeles que responda a las necesidades y demandas de sus usuarios y funcione garantizando que sus procedimientos puedan ser iniciados y tramitados íntegramente a través de la red.
Para dar este salto cualitativo ha sido fundamental el desarrollo de varias iniciativas entre las que destacan la Ley de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (Ley 11/2007 de 22 de junio), la extensión del DNI electrónico o la implantación de la firma electrónica. El aspecto más importante a destacar de esta Ley es que consagra la relación con las Administraciones Públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos. Por tanto, el reconocimiento de tal derecho exige la obligación correlativa de las Administraciones Públicas de dotarse de los medios y sistemas electrónicos necesarios que permitan el verdadero ejercicio del mismo.
Con el proyecto de Administración Electrónica solicitar una comisión de servicios, participar en un concurso de méritos ó pedir una convocatoria de gracia, ya no exigirán desplazamientos y pérdidas de tiempo. Cualquier miembro de la Comunidad Universitaria podrá hacerlo dirigiéndose a la Universidad a través de Internet desde cualquier lugar y en cualquier momento del día. Sólo será necesario conectarse a la Web de la Universidad y disponer del DNI electrónico o de un certificado de firma digital emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
No obstante, para que podamos disfrutar de los beneficios que nos reportará este proyecto aún debemos esperar al inicio del próximo curso académico. Aunque se ha avanzado muy significativamente en la implementación de toda la plataforma tecnológica y en el análisis de los procedimientos administrativos que en una primara fase se incorporaran a la misma (aproximadamente unos treinta), aún quedan cuestiones pendientes centradas fundamentalmente en la integración de todo el software y en el necesario desarrollo del plan de comunicación y formación que un proyecto de estas características requiere.
Finalmente, es importante aludir al enorme esfuerzo que este proyecto está exigiendo por parte de todo el personal técnico y administrativo que trabaja en el mismo. La infraestructura tecnológica es muy compleja y el sistema debe operar ofreciendo todas las garantías de seguridad así como legales y procedimentales. Además, el proyecto aborda una intensa transformación no sólo de la forma de trabajar y relacionarnos con la administración, sino también de las propias tareas que el personal de la Universidad debe realizar. El proyecto no consiste en una mera digitalización de la gestión administrativa actual, donde se puedan reproducir los errores que, en su caso, existan, sino que aborda la necesidad de hacer un profundo análisis de rediseño funcional. Y todo ello, con el claro y necesario objetivo de simplificar y optimizar los esfuerzos tanto del administrado como de la administración. Se trata en definitiva de hacer la vida más cómoda rompiendo con la ya innecesaria burocracia que caracteriza a la Administración Pública.